Vi har valgt å bruke Confluence (https://www.atlassian.com/software/confluence), som er et Team Collaboration Software system benyttet internt i IT-avdelingen og Nettfisken (intraweb) benyttet internt av hele Fiskeridirektoratet.
Confluence
Confluence er it wiki verktøy som fiskeridirektoratets IT avdeling bruker til å formidle informasjon. Det ble først brukt av system seksjonen til å få mer oversikt over virksomheten i avdelingen. Teknisk seksjon tok opp bruken av det etter hvert, ettersom de ofte var innviklet i hvert enkelt prosess hos system seksjonen.
I oppgave 3 har visibilty og association middels rangering pga at verktøyet er lukket for andre en IT avdelingen. Tilgang til systemet er beskyttet med passord og hvert enkelt person har tilgang til et bestemt område. Det er og mulig å gi enkelte brukere admin rettigheter som gir da tilgang til alt materiale på systemet.
Hver enkel medarbeider har full kontroll over hva han/hun vil skrive om og kan starte en side selv. Den skal samtidig være satt på rett område i forhold til hva den handler om. Prosjekter/ny programvare har sitt eget template som kan kobles til andre systemer vi bruker, f.eks Jira.
Hver gang endringer er lagret, blir hele historikken bevart, sånn at man kan når som helst sjekke forrige versjon eller revertere til den om nødvendig.
Hver side har også egen kommentarfelt om man vil kommentere innholdet uten om å gjøre endringer på det. Dette kan være nyttig for å ha kommunikasjon om innholdet. Mest blir dette brukt for møteinnkallinger i dag, men den kan også utnyttes for andre formål også.
Verktøyet hjelper oss mye for å jobbe sammen med prosjekter, selv om vi jobber ikke på samme prosjekt. For å hindre at vi gjør samme jobben for ofte, er det enkelt å sjekke confluence om den modulen kanskje er allerede blitt programert av en annen medarbeider.
Den gir oss også en gylden mulighet å formidle noe som vi har oppdaget og kan hjelpe våre medarbeidere i deres jobb, for å gjøre dette enklere.
Eneste problemet er at kun IT (teknisk seksjon) har tilgang, som gjør at det er vanskelig å synliggjøre jobben som vi gjør på IT. Om det hadde vært en mulighet å gi andre lese tilgang til systemet, villa kanskje gjørt deler av vårt jobb enklere.
Nettfisken
Nettfisken er et internt verktøy som ledelsen i Fiskeridirektoratet bruker for å formidle nyheter og annen informasjon til de ansatte. Den har koblinger til de fleste av systemene som brukes på fiskeridirektoratet.
Det er kommunikasjonsavdelingen og ledelsen som har tilgang til å sette inn nytt materiale og redigere det som er der fra før. Vanlige ansatte må gå i gjennom disse for å få inn nyheter eller informasjon. Det er ikke vanskelig, men det bremser ned prosessen ganske mye.
Hver enkelt bruker kan sette opp utseende på sin egen side, dvs. hvilke lenker de ser og hvilken programmer de kan starte fra siden.
Dersom kun noen få kan redigere siden, blir editability lav. Men siden er en god grunn av informasjon for alle, pluss at den kan virke som et sosialt nettverk for hele Fiskeridirektoratet.
Persistence er middels pga at selv om systemet har et arkiv av artikler og nyheter, så blir det ingen historikk på hvilken edringer har vært gjørt på hver enkel bit. Det gjør at det er vanskelig å se om endringer har vært gjort.
